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私が申し上げたい「秘書の心得」について

 相手との会話で違和感を覚えることの多い言葉、それが「そうなんですね」。たとえば、相手がわかっていないので、説明した時に、その返答として、「そうなんですね(注:アクセントが、「納得」したときの「そうなんですね」と違います)」を枕詞に置いて、話をしだすと、「いや、あなた、何も理解していないでしょ」とツッコミたくなります。

 たとえば、日程調整をしてもらっている先方から、「翌日の昼までに回答をします」と、前日の夜に連絡をもらっていたので、秘書にメールをして、その旨伝えていたのに、翌朝、9時に、相手の携帯電話に勝手に電話をし、その時は、先方が電話に出ず、再び、10時に勝手に相手の電話をし、日程調整の結果を聞き出していたことを知り、

 Aさん:先方とは、昼までに連絡をもらうので、そうしたら、手続きを進めてほしいと、メールでお願いしたのですが。

 秘書:そうなんですね。でも、先方は、水曜日で大丈夫ということです。

 Aさん:いや、僕が言いたいのは、相手とは、すでに、昼までに連絡をもらうことになっていたのに、なんで、電話をしてしまったのか、ということなのですが。

 秘書:そうなんですね。もう、相手から日程を聞いているので、大丈夫です。

 Aさん:いや、そうじゃなくて。相手は、あまり気にしない人だったからいいけど、中には、督促のように受け止められて、気分を悪くする人もいるから、できれば、このような場合は、動いて欲しくなかったのですが。

 秘書:そうなんですね。メールを確認する前に、電話をしたので。

 という感じです。

 このお話は、電話は2回しているわけですが、その間、メールを、本当に見ていなかったのか、という問題です。これは、ぼくの推測ですが、メールを見ていたけれども、Aさんの意向を、あえて無視したということも考えられます。というのは、前日の終業前に、先方に日程調整の確認をしたら連絡する旨は、口頭で伝えており、それを考えれば、まず、その後の状況を確認することが秘書としては当然の行動だと思います。

 この際、秘書が行わなければならない対応は、2つです。まず、メールなどを確認した上で、現在の状況を確認すること。次に、本当に、日程調整を急がなければならない場合は、Aさんに連絡をし、現在の状況を確認することです。そして、その状況次第で、必要であれば、Aさんから、先方に連絡をしてもらうか、Aさんから委任を受けて、自分が連絡をするか、ということです。

 秘書とは、「月」のようなものです。決して、「太陽」ではありません。主役ではなく、黒子のようなものなのです。

 本当に、有能な秘書や補佐とは、普段はさりげなく支え、そして、そこにいなければ、その存在の大きさを実感するという役に徹しなければならないのだと思います。

 「そうなんですね」が得意な人は、どちらかというと、自己主張が強いというか、頭が固い感じがします。

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